もう書類に振り回されない！ラクしてスッキリ整理術｜カネノミホの散らかった部屋でよむコラム #31
掃除はめんどくさい！家事もズボラな元片付け苦手人間という整理収納アドバイザーのカネノミホが、毎日をラクに過ごす片付けのヒントを教えます。
書類の片付けはやっぱり億劫！毎年確定申告がギリギリな、整理収納アドバイザーのカネノミホです。
気づけば机の上に山積みの書類。「これ、片付けなきゃ…」と思いながら数週間、いや数カ月経っている…なんてこと、ありませんか？
大事な書類が見つからず焦ったり、机の上に謎の書類タワーができたり。毎年この時期には、「確定申告」の4文字も頭をよぎり、胃がキリキリし始める方も多いのではないでしょうか。
今回は、書類をラクに整理して、ストレスフリーにするコツです。
① とりあえず一か所に集める「書類の駆け込み寺」
まずは、「散らばった書類を集める」こと。あちこちに分散すると、必要なときに見つからずイライラの原因になるので、駆け込み寺となる書類ボックスを作りましょう。ファイルスタンド（ボックス）やクリアケース、ファイルなど、平積みせず縦置きできるモノに書類をまとめると整理しやすくなります。
書類の入り口も一カ所に。外から入ってきた書類は放置せず、必ず書類ボックスに預けましょう。置く場所は「ただいま〜」と帰ってきてからリビングまでの動線内がオススメです。
そして、30秒の余裕があるなら、手に持っているお知らせに目を通し、郵便物を開封します。開封するまでもない不要なお知らせやDMは開けずに処分！必要のないDMなどは宛先部分に赤字で×をつけ、「拒否」と書いてポストに投函するともう送られてきません。「後で見よう」はNGですよ〜。
②「いる・いらない」を3秒で仕分ける
書類を整理するときって、つい「これ、取っておくべき？」と悩みがちですよね。そこで大事なのは「所有の目的」です。つまりは何のためにその書類を取っておくのか、ということ。家計簿をつけないのであれば、スーパーやドラッグストアで買った食品のレシートなどは不要です。その一方で、仕事用の領収書や、通院のレシートは取っておくべき。悩みすぎず、感覚で仕分けましょう。
ルールはシンプルに！
紙はそもそも「情報」です。そして、情報は新しい方がいいのです。毎月、毎年、送られてくるお知らせ系なら最新のモノだけ、１年分だけ、とルールを決めてとっておきます。そして、5分、10分の余裕があるなら、書類ボックスにたまった書類を「いる」「いらない」に整理し、財布やバッグのレシートも帰宅後すぐ仕分けましょう。
✔︎ 要らないモノは
→ リサイクルまたはシュレッダーなどで個人情報の保護をして燃えるゴミに
✔︎ 要るモノは
→ 税金（確定申告）や家計簿に関係あるかなど「所有の目的」を考えて分類
③ 3つのカテゴリー（すぐ使う・保管・捨てる）に分ける
細かい分類は不要！だって細かく分けても、続きませんよね？たった3つに分けるだけでOKです。
❶「すぐ使う書類」フォルダ
・手続きが必要なもの
・仕事の重要な資料
・支払いの締切が近い請求書
すぐ取り出せる場所に！クリアファイルに入れて、リビングや机の引き出しや目につく場所に置くのがベストです。
❷「保管が必要な書類」フォルダ
・保険や契約関係の書類
・給与明細や確定申告の書類
・重要な領収書
ファイルボックスなどに年や種類別にまとめて収納。封筒から出しクリアファイルに入れると見やすく、保管期限をメモしておくと、不要な書類を定期的に処分しやすくなります。
❸「捨てていい書類」フォルダ
・役目を終えた書類・レシート
・読まないDMやチラシ
・なんとなく取っておいたけど、結局いらなかったもの
「これは要るかな？」と3秒悩むモノは、実はほとんど捨ててOK！捨てずに溜め込むと結局カオスになるので、必要な時にオンラインで調べる、誰かに聞く方がストレスフリーです。
❹ デジタルを味方につける
紙の領収書が多すぎて困る人には、スマホのスキャンアプリも◎。最近は、スマホで撮るだけでデータ化してくれるアプリもたくさんあります。
（例）
「CamScanner」「Adobe Scan」 → 紙の領収書をPDF化
「Money Forward」「Freee」 「Zaim」→ 家計簿＆経費管理がラク
「Evernote」「OneNote」 → 手書きメモをデジタル管理
デジタルの力を借りれば、机の上がレシートだらけになってパニック！という事態も回避できますし、検索でパッと見つけられるので超便利。紙が減れば、スッキリ度もアップしますよ！
❺「書類整理デー」を作る
これができれば素晴らしい！書類は放っておくと、どんどん増えます。だからこそ、定期的に整理する時間を確保することも重要。
毎週5分 → 不要な書類を捨てる
毎月1回 → 保管書類を見直す
年に1回 → いらない書類を一斉処分！
書類整理を頑張った自分へのご褒美も忘れずに！
そして最後に、まだ少しだけ頑張れそうなら「来年の自分」を助けるための一工夫も。
✔︎ 使ったフォルダをそのまま来年用にリセット！
✔︎ 来年の確定申告のためのメモ（気づいたことや編み出した裏技など書いておくと◎）
✔︎ ファイルには「タイトル＋日付」 を書く
✔︎ クリアファイルにメモを貼る「保険の書類（2024）」など
✔︎ 処分ルールを決める（例：3年以上前の書類は捨てる）
１つでもクリアできたら、来年はきっと今年の自分を褒めてあげたくなるはず。書類整理は、「後でやろう」が積み重なると大変になるので、ハードルを上げず、まずは気楽に始めてみましょう。
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